اللي عنده خبره في الوظائف الادارية يساعدني
- بادئ الموضوع رورو تشان
- تاريخ البدء
باختصار ميد أقول لك : المساعد/ة الأداري/ة إلى هذا الوقت اعتد انهم ما يعرفون ما هي مهامهم داخل المدارس سواء كان من مدراء المدارس أو حتى الجهات التي فوق المدراء ؛ وكل ما يوكل إليهم إنما هو اجتهاد من المدراء على حسب اعتقادي لأني لم اطلع أو اقرأ شيء عن تلك المهام .
لقيت لك معلومات تفيدك والعهدة على من كتبوها
مهام المساعدة الإدارية
المساعدة الإدارية هي الساعد الأيمن لمديرة المدرسة ويمكن إجمال مهامها على النحو التالي :
1- المشاركة في تنفيذ السياسة العامة للمدرسة.
2- المشاركة في مجلسإدارة المدرسة.
3- المشاركة في الإشراف على سير العمل بالمدرسة.
4- توزيع الاختصاصات على العاملات في المدرسة , والمعاونة في الشئون الإدارية والفنيةعلى النحو التالية:
شؤون الموظفين :
1تنظيم السجل الخاص بأحوالالموظفات وتعبئة كل الخانات من جميع الموظفات .
2- المشاركة في إعداد الجدولالدراسي.
3- توزيع حصص الانتظار على معلمات المدرسة في حالة غياب أحدالمعلمات .
4- الإشراف على الإحصائيات الشهرية المرسلة إلى ادارة التعليموالمتعلقة بالمعلمات والطالبات.
5- الإشراف على أعمال الموظفات الاداريات وتوزيع العمل بين المستخدمات والعاملات .
6- الإشراف على جدول الحصصاليومي والأنشطة والنظافة والنظام العام للمدرسة.
7- الإشراف على متابعةالنشاط غير الصفي داخل المدرسة والإشراف العام للمدرسة.
8- الإشراف على النواحي المالية لجماعات النشاط المدرسي.
شؤون الطالبات :
1- حث جميع الطالبات على اداء الصلاة جماعة بأسلوب مرن يحبب العبادة إلى النفوس.
2-فحص طلبات الطالبات المستجدات قبل قبولهن بالمدرسة لمعرفة مطابقتهاللشروط.
3-توزيع الطالبات على الصفوف الدراسية مع مراعاة الفروق الفرديةبينهم وإعداد قوائم بأسماء طلالبات كل صف دراسي.
4-تسجيل الطالبات وتطبيق شروطالقيد ( مستجدة-مرفعة-معيدة-منقولة )
5-متابعة مواظبة الطالبات ومعرفة حالاتالتسرب والانقطاع عن المدرسة.
6- تحويل الطالبات للوحدة الصحية المدرسية فيحالة الضرورة والسماح للبعض بالخروج أثناء اليوم وعند الضرورة فقط.
7- العمل على إعداد سجل خاص يحتوي على عناوين الطالبات المدرسة وأولياء أمورهم وأرقامهواتفهم للرجوع لها عند الحاجة.
8- التعقيب على الطالبات المتأخرين عنالطابور الصباحي وحالات الغياب اليومية واستدعاء ولي الأمرفي حالة تكرار الغياببصورة ملفتة للنظر.
9- المشاركة في استقبال أولياء أمور الطالبات وتعريفهمبمستويات أبنائهم وإحالة بعض الحالات على مديرة المدرسة إذا لزم الأمر.
10- تلقي مشكلات الطالبات.
الشؤون الفنية :
1-يمكن لمديرةالمدرسة إنابة وكيله في حضور بعض الحصص مع معلمات المدرسة في مجال تخصصها لمعرفةمستوى الطالبات وطريقة المعلمة في الصف وتعاملها مع الطالبات , وتقدم تقريرا لمديرةالمدرسة بشأن ذلك.
2- ضرورة قيام المساعدة بالتدريس في المرحلة الابتدائية.
3- في حالة غياب مديرة المدرسة بعذر شرعي تنوب المساعدة عنها في رئاسة مجلسالمعلمات واولياء الآمور والقيام بجميع أعمالها.
شؤون الاختبارات:
1-العمل على مشاركة مديرة المدرسة في الإعداد لاختبارات الفصل الدراسي الأولوالثاني.
2- متابعة دفاتر أعمال السنة وتطبيق اللوائح والتعليمات المنظمةلذلك.
3- الإشراف العام مع مديرة المدرسة على سير الاختبارات المدرسية.
4- إعداد الجدول الخاص بالملاحظة اليومية للاختبارات المدرسية.
5- إدخال جميع الدرجات للاختبارات الشهرية والفصلية في الحاسب الآلي.
6- الاحتفاظ بكشوف درجات المواد الدراسية وأوراق الإجابة وكراسات النتيجة لكل فصلدراسي.
أعمال ونشاطات وواجبات مساعدة الإدارية
الأعمال اليومية:
1- إدارة المدرسة في حالة تأخر أو غياب المديره
2_ العمل علىتنفيذ توجيهات مديرة المدرسة.
3- متابعة دخول المعلمات للحصص وخصوصا بعدالفسحة والصلاة.
4- تسجيل الطالبات المستجدات و المحولات إلى المدرسة.
5-الإشراف على انتظام الطالبات في الطابور الصباحي.
6- الإشراف علىدخول الطالبات إلى فصولهم بعد الفسح والصلاة.
7- متابعة الطالبات المتأخرين عنالطابور الصباحي وحصرهن.
8- الإطلاع على دفتر دوام الموظفات ومتابعة حضورهن.
9- توزيع حصص الانتظار في حالة وجود مدرسة متأخرة أو غائبةبالتنسيق مع المراقبات ..
10- متابعة الطالبات أثناء الفسحة مع المناوبات.
11- المرور على الفصول وأفنية المدرسة وممراتها لملاحظة الطالبات الذين همخارج الفصول أثناء الحصص.
12- متابعة تنفيذ البرامج الثقافية في الطابور معمشرفة الإذاعة.
13- إنهاء إجراءات الطالبات المنقولات .
14- السعي إلىتعميق الروابط بين المعلمات في المدرسة .
15- متابعة الفصول الدراسيةوالتأكد من وجود المعلمات بها أثناء الحصص بالتعاون مع المراقبات .
16- الإشراف على نظافة المدرسة وحث الطالبات على نظافة فصولهن والاهتمام بمحتوياتالمدرسة.
17- متابعة الطالبات من حيث المواظبة اليومية والاستئذان والانصرافمن المدرسة.
الأعمال الشهرية:
1- وضع جدول الاختبارات نصف الفصلية مع المرشدة الطلابية وبالتشاور مع الطالبات بعد تنسيقهم مع مدرسة المادة.
2- التأكد من كل طالبة غير سعودية تحمل إقامةسارية المفعول.
3- طباعة كشوف متابعة درجات الواجب والمشاركة بالتنسيق معالمشرفة التعليمية.
3-تصوير كشوف متابعة درجات الواجب والمشاركة للطالباتوتوزيعها على المدرسات بالتنسيق مع المنسقات.
أعمال فصلية أو سنوية:
1- مشاركة مديرةالمدرسة في إعداد الخطة العامة للمدرسة واعداد خطة خاصة بالمساعدة.
2- مشاركة مديرة المدرسة في جدولالحصص الأسبوعي.
3- وضع جدول حصص الانتظار.
4- توزيع المناوبةاليومية على مدرسات المدرسة بالتعاون مع المسؤولة المناوبة.
5- توزيع الطالباتالمحولات على الفصول.
6- حفظ وترتيب وتنظيم ملفات الطالبات مفهرسة بالتعاونمع شؤون الطالبات .
7- توزيع الطالبات على الفصول بالشكل الذي يخدم العمليةالتربوية والتعليمية.
8- تنظيم كتب المقررات الدراسية داخل المستودعوتهيئتها .
9- توزيع المقررات الدراسية على الطالبات مع بداية كل فصل دراسي.
10- حصر المقررات الدراسية داخل المستودع مع بداية كل فصل دراسي.
11- مخاطبة المدارس المجاورة لتزويد المدرسة بالمقررات الناقصة.
12- حفظ جميع النماذج المستخدمة في المدرسة والاستفادة منها عند الحاجة.
13- إعداد ملف لحفظ قضايا الطالبات .
14- وضع جدول الاختبار الفصليةوالدور الثاني مع المرشدة الطلابية.
15- توزيع الملاحظات والمصححاتوالمراجعات على اللجان.
16- توزيع الطالبات على لجان الاختبارات .
17- حفظ أوراق إجابات الطالبات خلال المدة المقررة.
18- تهيئة مكانلإعلان نتائج اختبارات نهاية الفصل و العام الدراسي.
19- حفظ نتائجالاختبارات .
20- إعداد ملف لحفظ نماذج الأسئلة ونماذج الإجابة للاختبارات.
21- تعبئة الكراس الإحصائي.
22- إعداد ما يلزم للاختبارات.
23- توزيع أوراق استلام الإجابات على لجان الاختبارات.
24- إرسالنسخة من نماذج الأسئلة لمركز الإشراف التربوي.
25- مشاركة مديرة المدرسة فيالاطمئنان على سير الاختبارات.
26- إعداد سجل خاص بالطالبات لغير السعوديات.
27- إعطاء شهادات تعريف للطالبات وخطابات طلب تخفيض الخطوط السعودية.
السجلات المطلوبة مساعدة المدرسة متابعتها وتنظيمها:
1- سجل قيد التلميذات .
2- سجل الانتظار .
3- سجل تعقيب الغياباليومي والشهري
4- سجل الرواد.
5-سجل الصادر.
6- سجل تسليم الملفات.
7-سجلإيرادات ومصروفات المدرسة.
8-سجل استئذان الطالبات .
9- سجل هواتف التلميذات.
10-جل الاتصالات علىأولياء أمور الطالبات.
11-سجل تحويل المعلماتللطالبات .
12- سجل التأخر الصباحي
13- سجل رصد السلوكيات للطالبات المخالفات .
الملفات المطلوبة من مساعدة المرحلة:
1- ملف التعاميم .
2-ملفات قضايا الطالبات وتعهداتهن.
3- ملف التقارير الطبية.
4-ملف الفواتير.
النماذج:
1- نموذج تعبئة بيانات الطالبات .
2- نموذج تعريف الطالبة.
3- نموذج تحويل للوحدة الصحية.
4- نموذج تخفيض الخطوط السعودية.
5-نموذج تعهد طالبة.
6- نموذج إشعاراتولي الأمر بتكرار غياب الطالبة.
7-نموذج تقرير عن سلوك الطالبات.
منقول للافادة
وفقا للتنظيم الإداري للائحة تنظيم التشكيلات المدرسية المعتمدة من قبل وزارة التربية والتعليم تنحصر أبرز مهام المعينات بوظيفة مساعدة إدارية في : «المشاركة في فحص وثائق الطالبات حال تسجيلهن بالمدرسة، والإشراف على توقيت الحصص بداية ونهاية ، توثيق حالات الغياب والتأخر للعاملين بالمدرسة ، ورصد حضور وغياب الطلاب في برنامج» نور»، والإعداد للاجتماعات واللقاءات حسب القواعد التنظيمية للتعليم العام ، ومتابعة حصول المدرسة على حاجتها من الكتب والمستلزمات الدراسية ، وتنظيم قاعدة للمعلومات والملفات والسجلات بالمدرسة ، وإعداد ملف لكل معلم أو موظف بالمدرسة ، وتسجيل المعلمين في سجل الاحتياط.»
الكلام أعلاه من وزارة التربية والتعليم
وفي نهاية الأمر كله يعود على المديرة بالدرجة الأولى
راح ابسط لك المفهوم
المساعدة الادارية هي : أميرة المدرسه
وكل ما هو عليها معلق بالاعمال الادارية التي تقوم بها المديره ووكيلة المدرسه من سجل للصادر والاوارد وتسجيل للخطابات ومتابعة الاعمال الورقيه بالمدرسه
فليس لها علاقه بالطالبات ولا بما يتعلق بالحصص والدروس.
تتكي في غرفة المديره او يوضع لها مكتب في غرفة الوكيله وتقوم بمزاولة عملها وليس لها علاقة بجميع ما يتعلق بالطالبات من صغير او كيير لا مناوبه ولا حصص احتياط ولا مشاكل طالبات عملي اكتبر ورقه. وارتب ورقه ما يطلق عليه بالسكرتاريه الذكيه
يعني ربي يوفقكم لانها من اجمل الوظائف للنساء.
بلا هم كالبه فهمت وطالبه ما فهمت
وتحضير وتعب وقلق نفسي وجسدي
والله ولي التوفيق وبه نستعين
مهام المساعدة الإدارية
المساعدة الإدارية هي الساعد الأيمن لمديرة المدرسة ويمكن إجمال مهامها على النحو التالي :
1- المشاركة في تنفيذ السياسة العامة للمدرسة.
2- المشاركة في مجلسإدارة المدرسة.
3- المشاركة في الإشراف على سير العمل بالمدرسة.
4- توزيع الاختصاصات على العاملات في المدرسة , والمعاونة في الشئون الإدارية والفنيةعلى النحو التالية:
شؤون الموظفين :
1تنظيم السجل الخاص بأحوالالموظفات وتعبئة كل الخانات من جميع الموظفات .
2- المشاركة في إعداد الجدولالدراسي.
3- توزيع حصص الانتظار على معلمات المدرسة في حالة غياب أحدالمعلمات .
4- الإشراف على الإحصائيات الشهرية المرسلة إلى ادارة التعليموالمتعلقة بالمعلمات والطالبات.
5- الإشراف على أعمال الموظفات الاداريات وتوزيع العمل بين المستخدمات والعاملات .
6- الإشراف على جدول الحصصاليومي والأنشطة والنظافة والنظام العام للمدرسة.
7- الإشراف على متابعةالنشاط غير الصفي داخل المدرسة والإشراف العام للمدرسة.
8- الإشراف على النواحي المالية لجماعات النشاط المدرسي.
شؤون الطالبات :
1- حث جميع الطالبات على اداء الصلاة جماعة بأسلوب مرن يحبب العبادة إلى النفوس.
2-فحص طلبات الطالبات المستجدات قبل قبولهن بالمدرسة لمعرفة مطابقتهاللشروط.
3-توزيع الطالبات على الصفوف الدراسية مع مراعاة الفروق الفرديةبينهم وإعداد قوائم بأسماء طلالبات كل صف دراسي.
4-تسجيل الطالبات وتطبيق شروطالقيد ( مستجدة-مرفعة-معيدة-منقولة )
5-متابعة مواظبة الطالبات ومعرفة حالاتالتسرب والانقطاع عن المدرسة.
6- تحويل الطالبات للوحدة الصحية المدرسية فيحالة الضرورة والسماح للبعض بالخروج أثناء اليوم وعند الضرورة فقط.
7- العمل على إعداد سجل خاص يحتوي على عناوين الطالبات المدرسة وأولياء أمورهم وأرقامهواتفهم للرجوع لها عند الحاجة.
8- التعقيب على الطالبات المتأخرين عنالطابور الصباحي وحالات الغياب اليومية واستدعاء ولي الأمرفي حالة تكرار الغياببصورة ملفتة للنظر.
9- المشاركة في استقبال أولياء أمور الطالبات وتعريفهمبمستويات أبنائهم وإحالة بعض الحالات على مديرة المدرسة إذا لزم الأمر.
10- تلقي مشكلات الطالبات.
الشؤون الفنية :
1-يمكن لمديرةالمدرسة إنابة وكيله في حضور بعض الحصص مع معلمات المدرسة في مجال تخصصها لمعرفةمستوى الطالبات وطريقة المعلمة في الصف وتعاملها مع الطالبات , وتقدم تقريرا لمديرةالمدرسة بشأن ذلك.
2- ضرورة قيام المساعدة بالتدريس في المرحلة الابتدائية.
3- في حالة غياب مديرة المدرسة بعذر شرعي تنوب المساعدة عنها في رئاسة مجلسالمعلمات واولياء الآمور والقيام بجميع أعمالها.
شؤون الاختبارات:
1-العمل على مشاركة مديرة المدرسة في الإعداد لاختبارات الفصل الدراسي الأولوالثاني.
2- متابعة دفاتر أعمال السنة وتطبيق اللوائح والتعليمات المنظمةلذلك.
3- الإشراف العام مع مديرة المدرسة على سير الاختبارات المدرسية.
4- إعداد الجدول الخاص بالملاحظة اليومية للاختبارات المدرسية.
5- إدخال جميع الدرجات للاختبارات الشهرية والفصلية في الحاسب الآلي.
6- الاحتفاظ بكشوف درجات المواد الدراسية وأوراق الإجابة وكراسات النتيجة لكل فصلدراسي.
أعمال ونشاطات وواجبات مساعدة الإدارية
الأعمال اليومية:
1- إدارة المدرسة في حالة تأخر أو غياب المديره
2_ العمل علىتنفيذ توجيهات مديرة المدرسة.
3- متابعة دخول المعلمات للحصص وخصوصا بعدالفسحة والصلاة.
4- تسجيل الطالبات المستجدات و المحولات إلى المدرسة.
5-الإشراف على انتظام الطالبات في الطابور الصباحي.
6- الإشراف علىدخول الطالبات إلى فصولهم بعد الفسح والصلاة.
7- متابعة الطالبات المتأخرين عنالطابور الصباحي وحصرهن.
8- الإطلاع على دفتر دوام الموظفات ومتابعة حضورهن.
9- توزيع حصص الانتظار في حالة وجود مدرسة متأخرة أو غائبةبالتنسيق مع المراقبات ..
10- متابعة الطالبات أثناء الفسحة مع المناوبات.
11- المرور على الفصول وأفنية المدرسة وممراتها لملاحظة الطالبات الذين همخارج الفصول أثناء الحصص.
12- متابعة تنفيذ البرامج الثقافية في الطابور معمشرفة الإذاعة.
13- إنهاء إجراءات الطالبات المنقولات .
14- السعي إلىتعميق الروابط بين المعلمات في المدرسة .
15- متابعة الفصول الدراسيةوالتأكد من وجود المعلمات بها أثناء الحصص بالتعاون مع المراقبات .
16- الإشراف على نظافة المدرسة وحث الطالبات على نظافة فصولهن والاهتمام بمحتوياتالمدرسة.
17- متابعة الطالبات من حيث المواظبة اليومية والاستئذان والانصرافمن المدرسة.
الأعمال الشهرية:
1- وضع جدول الاختبارات نصف الفصلية مع المرشدة الطلابية وبالتشاور مع الطالبات بعد تنسيقهم مع مدرسة المادة.
2- التأكد من كل طالبة غير سعودية تحمل إقامةسارية المفعول.
3- طباعة كشوف متابعة درجات الواجب والمشاركة بالتنسيق معالمشرفة التعليمية.
3-تصوير كشوف متابعة درجات الواجب والمشاركة للطالباتوتوزيعها على المدرسات بالتنسيق مع المنسقات.
أعمال فصلية أو سنوية:
1- مشاركة مديرةالمدرسة في إعداد الخطة العامة للمدرسة واعداد خطة خاصة بالمساعدة.
2- مشاركة مديرة المدرسة في جدولالحصص الأسبوعي.
3- وضع جدول حصص الانتظار.
4- توزيع المناوبةاليومية على مدرسات المدرسة بالتعاون مع المسؤولة المناوبة.
5- توزيع الطالباتالمحولات على الفصول.
6- حفظ وترتيب وتنظيم ملفات الطالبات مفهرسة بالتعاونمع شؤون الطالبات .
7- توزيع الطالبات على الفصول بالشكل الذي يخدم العمليةالتربوية والتعليمية.
8- تنظيم كتب المقررات الدراسية داخل المستودعوتهيئتها .
9- توزيع المقررات الدراسية على الطالبات مع بداية كل فصل دراسي.
10- حصر المقررات الدراسية داخل المستودع مع بداية كل فصل دراسي.
11- مخاطبة المدارس المجاورة لتزويد المدرسة بالمقررات الناقصة.
12- حفظ جميع النماذج المستخدمة في المدرسة والاستفادة منها عند الحاجة.
13- إعداد ملف لحفظ قضايا الطالبات .
14- وضع جدول الاختبار الفصليةوالدور الثاني مع المرشدة الطلابية.
15- توزيع الملاحظات والمصححاتوالمراجعات على اللجان.
16- توزيع الطالبات على لجان الاختبارات .
17- حفظ أوراق إجابات الطالبات خلال المدة المقررة.
18- تهيئة مكانلإعلان نتائج اختبارات نهاية الفصل و العام الدراسي.
19- حفظ نتائجالاختبارات .
20- إعداد ملف لحفظ نماذج الأسئلة ونماذج الإجابة للاختبارات.
21- تعبئة الكراس الإحصائي.
22- إعداد ما يلزم للاختبارات.
23- توزيع أوراق استلام الإجابات على لجان الاختبارات.
24- إرسالنسخة من نماذج الأسئلة لمركز الإشراف التربوي.
25- مشاركة مديرة المدرسة فيالاطمئنان على سير الاختبارات.
26- إعداد سجل خاص بالطالبات لغير السعوديات.
27- إعطاء شهادات تعريف للطالبات وخطابات طلب تخفيض الخطوط السعودية.
السجلات المطلوبة مساعدة المدرسة متابعتها وتنظيمها:
1- سجل قيد التلميذات .
2- سجل الانتظار .
3- سجل تعقيب الغياباليومي والشهري
4- سجل الرواد.
5-سجل الصادر.
6- سجل تسليم الملفات.
7-سجلإيرادات ومصروفات المدرسة.
8-سجل استئذان الطالبات .
9- سجل هواتف التلميذات.
10-جل الاتصالات علىأولياء أمور الطالبات.
11-سجل تحويل المعلماتللطالبات .
12- سجل التأخر الصباحي
13- سجل رصد السلوكيات للطالبات المخالفات .
الملفات المطلوبة من مساعدة المرحلة:
1- ملف التعاميم .
2-ملفات قضايا الطالبات وتعهداتهن.
3- ملف التقارير الطبية.
4-ملف الفواتير.
النماذج:
1- نموذج تعبئة بيانات الطالبات .
2- نموذج تعريف الطالبة.
3- نموذج تحويل للوحدة الصحية.
4- نموذج تخفيض الخطوط السعودية.
5-نموذج تعهد طالبة.
6- نموذج إشعاراتولي الأمر بتكرار غياب الطالبة.
7-نموذج تقرير عن سلوك الطالبات.
منقول للافادة
وفقا للتنظيم الإداري للائحة تنظيم التشكيلات المدرسية المعتمدة من قبل وزارة التربية والتعليم تنحصر أبرز مهام المعينات بوظيفة مساعدة إدارية في : «المشاركة في فحص وثائق الطالبات حال تسجيلهن بالمدرسة، والإشراف على توقيت الحصص بداية ونهاية ، توثيق حالات الغياب والتأخر للعاملين بالمدرسة ، ورصد حضور وغياب الطلاب في برنامج» نور»، والإعداد للاجتماعات واللقاءات حسب القواعد التنظيمية للتعليم العام ، ومتابعة حصول المدرسة على حاجتها من الكتب والمستلزمات الدراسية ، وتنظيم قاعدة للمعلومات والملفات والسجلات بالمدرسة ، وإعداد ملف لكل معلم أو موظف بالمدرسة ، وتسجيل المعلمين في سجل الاحتياط.»
الكلام أعلاه من وزارة التربية والتعليم
وفي نهاية الأمر كله يعود على المديرة بالدرجة الأولى
راح ابسط لك المفهوم
المساعدة الادارية هي : أميرة المدرسه
وكل ما هو عليها معلق بالاعمال الادارية التي تقوم بها المديره ووكيلة المدرسه من سجل للصادر والاوارد وتسجيل للخطابات ومتابعة الاعمال الورقيه بالمدرسه
فليس لها علاقه بالطالبات ولا بما يتعلق بالحصص والدروس.
تتكي في غرفة المديره او يوضع لها مكتب في غرفة الوكيله وتقوم بمزاولة عملها وليس لها علاقة بجميع ما يتعلق بالطالبات من صغير او كيير لا مناوبه ولا حصص احتياط ولا مشاكل طالبات عملي اكتبر ورقه. وارتب ورقه ما يطلق عليه بالسكرتاريه الذكيه
يعني ربي يوفقكم لانها من اجمل الوظائف للنساء.
بلا هم كالبه فهمت وطالبه ما فهمت
وتحضير وتعب وقلق نفسي وجسدي
والله ولي التوفيق وبه نستعين